Media Asset Management

Arbeiten Sie in der Werbung? Sind Sie im Verlagswesen tätig? Ist Ihr Arbeitsbereich der Einzelhandel oder haben Sie mit Druckvorstufen zu tun? Dann ist Ihnen diese Situation nur allzu vertraut: Sie verfügen über haufenweise digitale Dateien wie etwa Logos, Bildmaterial, Fotografien, Videos, PDFs oder Layout-Vorlagen, die nur schwierig zu verwalten sind. Für diese Problematik der Verwaltung digitaler Dateien bieten wir Ihnen mit unseren Produkten die ideale Lösung. Und wir versichern Ihnen: Mit einem Verwaltungssystem für digitale Dateien, einem Asset Management System, sparen Sie sehr viel Zeit und Geld – und zudem bleibt Ihnen eine Menge Kopfzerbrechen erspart, das sie früher oder später sowieso ereilen würde, wenn Sie Ihre Daten einfach sich selbst überlassen.

Warum Sie ein Asset Management System brauchen:

Bedenken Sie einmal, wie viel Zeit Sie und alle anderen kreativen Köpfe in Ihrem Team oder Ihre Kunden und Lieferanten dafür einsetzen müssen, um nach bestehenden Dateien zu suchen. Oder noch schlimmer: Denken Sie an die Zeit, die sie unnötigerweise investieren, um Dateien erneut herstellen zu müssen, weil sich die eigentlich bestehenden Dateien einfach nicht mehr finden lassen. Mit einem Asset Management System können Sie Ihre Dateien zentral verwalten und sie so Ihren Kunden und Lieferanten ganz leicht zugänglich machen. Dies vereinfacht die Arbeitsprozesse immens und steigert die Produktivität ihres Betriebs enorm. Zudem bietet sich Ihnen so die Gelegenheit, neue Einnahmequellen zu erschliessen.

Worauf Sie achten sollten:

Bevor Sie sich für ein bestimmtes Asset Management System entscheiden, versichern Sie sich, dass es hinsichtlich einiger wichtiger Kriterien Ihren konkreten Bedürfnissen gerecht wird:

• individuelle Suchfunktion: Stehen Suchkategorien/Metatags zur Verfügung, die Ihnen eine Suche Ihren individuellen Vorstellungen gemäss möglich macht?
• einfache Handhabung: Ist die Handhabung des Systems einfach oder wird es nötig sein, dass die Nutzer des Systems – inklusive Ihrer Kunden – speziell instruiert werden müssen?
• allgemeine Systemoptionen: Verfügt das System über (teilweise automatisch regulierte) allgemeine Optionen wie:
  • regelmässiges System-Update, sobald entsprechende Updates zur Verfügung stehen
  • automatische Umwandlung von Dateien für verschiedene/zur Nutzung in verschiedenen Medien
  • nahtloser Übergang zwischen der Verwendung und der Archivierung von Dateien
  • schnelles Drucken bzw. Umwandeln der Dateien in PDF-Format
• Systemzugriff für Externe: Besteht die Möglichkeit, dass Sie selektiv und kontrolliert Externen (z. B. Kunden) anbieten können, via Webbrowser auf das System zuzugreifen?

Die drei Arten des Asset Management

Im Folgenden finden Sie eine kurze Beschreibung dreier möglicher Arten von Asset Management Systemen/von Systemen zur Verwaltung digitaler Daten.

Die drei Arten sind – unserer Ansicht nach und in aufsteigender Reihenfolge – aufgrund ihrer Möglichkeiten mit den Prädikaten „gut“, „besser“ und „am besten“ zu versehen. Von diesen drei Arten bietet demnach ein dynamisches Asset Management System/System zur Verwaltung digitaler Daten (unten unter Punkt 3 als „Das dynamische System“ beschrieben) die meisten Möglichkeiten. Genau ein solches Produkt ist Xinet, das Vorteile aufweist, welche ein Katalog-System (unten, Punkt 1) sowie ein Depot-System (unten, Punkt 2) schlicht nicht bieten können. Natürlich haben auch diese beiden Systeme ihre Berechtigung und ihre Vorteile. Möglicherweise ist ihr Platz aber nicht in Ihrem Unternehmen, zumindest dann nicht, wenn Sie nach einer maximal flexiblen Lösung suchen, bei welcher Automatisierung in Echtzeit selbstverständlich ist.

Aber schauen Sie sich die drei Arten nun erst genauer an:

1. Das Katalog-System

Das Katalog-System ist eine günstige Variante, die sich für kleinere Arbeitsgruppen eignet, in denen mit eher geringen Datenmengen operiert wird. Katalog-Systeme sind statisch. Weil sie nur auf Quelldaten in einer externen Datenbank verweisen, werden jegliche Arten von Änderungen dieser Quelldaten nicht berücksichtigt, was das Überprüfen verschiedener Versionen erschwert. Ein Katalog-System sollte unbedingt mit Proprietary Client Software ergänzt werden. Für wen eignet sich das Katalog-System? Ein Katalog-System bietet sich für ein kleines Unternehmen an, das eine CD-Bibliothek erstellen möchte, die zudem über ein Informationsverzeichnis über jede CD verfügt. Dieses enthält nicht nur eine Kurzbeschreibung der Daten, sondern lässt sich per Suchfunktion durchsuchen.

2. Das Depot-System

In einem Depot-System werden Quelldaten in einem zentralen und sicheren Depot abgespeichert. Um diese Daten aus dem Depot als statischem Ort wiederherauszuholen, ist ein Check-In- und Check-Out-Prozedere vonnöten, welches den Arbeitsprozess verlangsamt. Zudem kann das erstmalige Einrichten/Setup zeitintensiv und umständlich sein, ebenso wie jedes Update sehr arbeitsintensiv ist. Zusätzliche Proprietary Client Software ist unter Umständen ebenfalls nötig. Für wen bietet sich das Depot-System an? Das Depot-System eignet sich für einen Einzelhändler im E-Commerce, der Daten zu betreuen und zu verwalten hat, die zudem von Kunden zu Kauf- und Bestellzwecken eingesehen werden können. Die Kunden müssen dabei Kurzbeschreibungen von Daten sehen und diese mit Hilfe verschiedener Kriterien suchen können.

3. Das dynamische System

Das dynamische System ist das einzige System, das eine webbasierte Ansicht von Quelldaten in Echtzeit bietet. Dies ermöglicht nicht nur die Kontrolle über verschiedene Versionen, sondern auch macht es auch möglich, dass alle diejenigen, welche die Daten brauchen, jederzeit darauf zugreifen können. Daten, Archive und Metadaten werden, befinden sich ein einer einzigen Produktionsumgebung, was den Arbeits- und Suchprozess enorm vereinfacht. Die kreativen Anwender können so ganz einfach in ihren natürlichen Arbeits- und Anwendungsbereichen arbeiten.

Für wen eignet sich das dynamische System? Das dynamische System eignet sich für jedes Unternehmen, in welchem digitale Daten kreiert und produziert werden und das fortlaufende Projekte erstellen, drucken und verwalten muss. Das System bietet zudem die Möglichkeit, dass die Kunden des Unternehmens jederzeit Einblick in laufende Arbeitsprozesse haben und zudem auf Quelldaten zugreifen können, sobald diese vollständig sind.